Analyser
Décrypter la chorégraphie de l’organisation
Mission NDF — Méthode QQOQCP
Les difficultés rencontrées
Au démarrage de cette mission, le fonctionnement des notes de frais et les processus internes d’Asensi étaient encore peu connus. Sans cette maîtrise, identifier précisément les dysfonctionnements et les formaliser de manière structurée représentait un vrai défi.
Ce que j’ai mis en place
Pour y remédier, un entretien a été mené avec la gestionnaire NDF afin de comprendre concrètement le processus existant. La tâche de traitement des notes de frais a également été réalisée une fois en autonomie, permettant de vivre de l’intérieur les contraintes du processus et d’en mesurer la lourdeur. Ces observations ont servi de base à la construction du tableau QQOQCP, renseigné critère par critère : qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi.
Le résultat
Cette démarche a permis de cartographier précisément les dysfonctionnements et d’en identifier les causes profondes. Le QQOQCP est devenu la base solide de l’analyse et a permis de justifier la recommandation auprès de la responsable.
Benchmark des logiciels de gestion des notes de frais
Les difficultés rencontrées
Comparer 6 solutions du marché sans avoir de critères définis au préalable représentait une difficulté majeure. Chaque logiciel proposait des fonctionnalités différentes et les informations disponibles n’étaient pas toujours comparables. Il fallait également tenir compte des contraintes très spécifiques d’Asensi, notamment la compatibilité avec Intracens et la conformité fiscale.
Ce que j’ai mis en place
Une grille comparative a été construite en définissant les critères prioritaires pour l’entreprise : budget, compatibilité avec Intracens, conformité fiscale, facilité d’utilisation et disponibilité du scan mobile. Chaque solution (N2F, Expensya, Spendesk, Mooncard, Google Forms et le module Intracens) a ensuite été analysée et évaluée selon ces critères de manière objective.
Le résultat
Le benchmark a permis de recommander l’extension de la Mooncard à l’ensemble des salariés, solution déjà en place pour les managers chez Asensi. Ce choix reposait sur des critères concrets et mesurables, ce qui a facilité la validation de la recommandation par la responsable.
